2020-11-10
윤석진
하버드 첫 강의 시간관리 수업
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현대인은 항상 시간에 쫓기며 살아간다. 개인과 사회가 발전할 수록 처리해야하는 정보의 양은 계속 증가하며, 교통과 통신수단의 발전은 근무시간(On duty)과 휴식시간(Off duty)의 경계를 허물고 있다. 나도 나름대로는 시간을 효율적으로 활용하려고 꾸준히 노력해왔다. 출퇴근 시간에 주요기사를 살펴보거나, 조깅을 하면서 오디오북을 듣기도 하고, 화장실에도 휴대폰을 가지고 들어가는 등 주로 자투리 시간을 최대한 활용하는 데에 집중했던것 같다. 개인적으로는 업무가 2~3년 주기로 바뀌는 편이고, 최근 10년간은 영국, 한국, 미국을 오가며 근무장소가 글로벌하게 바뀌었고, 그에 따라 환경이 크게 달라지다 보니 새로운 업무로 전환할 때에는 어김없이 시간 부족에 허덕였던 것 같다. 올해 여름 3년간의 뉴욕 주재원 근무를 마치고 한국으로 복귀하면서 재차 새로운 환경에 놓이게 되면서 다시금 시간관리의 필요성이 느껴졌고, 이 책을 신청하게 되었다.
이 책은 총 7장으로 구성되어 있으며, 각 장은 시간이 부족한 이유, 시간관리의 목표 정하기, 시간관리표 작성, 권한부여 및 업무위임, 업무시간 관리 장애 극복, 업무효율 높이기, 업무와 일상생활 균형 등에 대하여 기술하고 있다. 다시 말하면, 우리가 시간을 뺏기는 요인을 찾고, 시간관리 계획을 세운 뒤에 적절한 업무위임을 하는 것이 선행 과제이며, 이후 시간관리를 계획대로 해나가기 위하여 시간관리 장애 극복하기, 효율 높이기가 추가로 기술되어 있고, 이후에는 일과 삶의 밸런스를 찾는것으로 마무리된다.
시간이 부족한 사람들의 원인은 위임을 잘 못하는것, 완벽주의, 미루는 습관, 메일 처리와 같은 불요불급한 일에 얽메이는 것 등 여러가지로 나열하고 있는데, 나의 눈길을 사로잡은 것은 '불확실한 목표'였다. 뚜렷한 목표가 없으면 효과적인 시간관리를 하기 어렵다는 것이다. 목표는 장기적 혹은 인생의 목표를 말하는 것으로, 장기 목표가 뚜렷한 사람들은 이를 달성하기 위한 단기 목표를 세우는 데에도 능숙하다. 구체적인 목표 정립은 불필요한 시간을 줄여줌으로써 시간의 굴레에서 해방시켜준다.
인생목표는 장기플랜으로 세분되고, 장기플랜은 단기플랜으로 재차 세분화된다. 장단기 구분없이 목표는 뚜렷하고 구체적이어야 한다. 단계별로 목표를 실현하기 위해서는 시간관리표가 필요하다. 하버드에서는 1분을 잘 활용하면 목표를 이룰 수 있다고 가르친다. 장기간에 걸친 시간관념이 있다면, 이를 일, 주, 월 별로 해야할 일을 살펴볼 수 있게 하고, 미래를 설계할 수 있다. 부질없이 바쁘고 이룬 바가 없는 사람들은 단기간의 시간관념을 가지고 있거나 시간관념 자체가 없는 이들이라고 말한다. 사람들에게는 최적의 업무시간이라는 것이 있다. 이는 주로 기상후 얼마 지나지 않은 오전시간인 경우가 많다. 혼자 집중하고 창의성이 필요한 업무는 가급적 오전 10시 이전에 처리하는 것이 좋다. 수면 습관, 규칙적 운동, 식습관 조절, 감정 컨트롤 등은 시간 관리에 수반되는 것들이다. 이를 토대로 효율적인 업무에 집중할 수 있는 방법을 찾아야 한다.
자신의 시간관리 방법을 구축하는 것과 함께 권한부여 및 업무위임을 올바르게 할 수 있는 능력도 매우 중요하다. 자신의 역할을 정확히 이해하고, 역 업무위임 상황이 발생하지 않도록 하는 것이 포인트다. 업무위임 후 평가, 위임과정에 대한 통제와 감독 또한 빼놓아서는 안된다. 업무시간 관리에 사용할 수 있는 것으로 아이젠하워 원칙이 있다. 이것은 모든일을 중요도 및 긴급성에 따라서 4가지로 분류하는 것으로서 중요도와 긴급성이 높은 일이 최우선 순위이지만, 중요도가 높고 긴급성이 낮은 일 또한 간과해서는 안된다. 이 분류에는 교육 및 능력개발 등이 포함될 수 있으며, 장기 계획에 따라 단계적으로 준비되어야 한다. 효과적인 업무효율을 위하여 전화/메일 사용법, 자투리시간 활용 및 새로운 시간대 만들기 등이 언급되는데, 중요하지 않은 전화, 메일을 적절히 통제할 수 있는 마음자세가 필요하다. 회의의 효율을 높이기 위해 사전준비가 중요하며, 출근전 또는 퇴근후의 시간대를 활요하면 일의 능률을 끌어올 릴 수 있다. 경우에 따라서 조용한 장소를 찾고, 방해받지 않는 시간을 정하여 새로운 시간대를 만들어낼 필요도 있다.
마지막으로 업무와 일상의 균형을 맞추는 것을 다루고 있는데, 결국 시간관리의 목적은 워라밸(워크, 라이프 밸런스)이라고 볼 수 있는 것이다. 눈에 띄는 부분 중 잠과 밤샘을 대하는 태도가 있는데, 밤샘도 긍정적인 효과가 있지만, 너무 늦게자지 않아야 몸을 다시 조절하고 정상적으로 돌려놓을 수 있으며 밤샘 후에는 체력보강을 반드시 해줘야 한다. 양질의 수면을 위해서는 침실 환경, 식습관, 목욕 등을 활용할 수 있다. 집에서 쉴 때에는 가족과 좋은 시간을 보내도록 노력해야 한다. 이를 위해서 가족에 대한 관심을 분명히 표현해야 하고, 가족의 감정을 다정하게 살피며, 요구사항은 단도직입적으로 말해야 하는 등 노력이 필요하다. 현대인의 불치병이라고 할 수 있는 스트레스를 관리하는 것은 필수적인데, 이 책에서는 스트레스에 대처하기 위해서는 이동하기가 가장 효과적이라고 말한다. 스트레스가 버거우면 내려놓고 아무생각 없이 즐거운 일로 신경을 옮기라고 권고한다.
본 도서 "하버드 첫 강의, 시간관리 수업, 쉬센장 지음"는 제목에서 기대했던 것처럼 하버드 대학교에서 가르치는 시간관리 수업에 대하여 체계적이고, 논리적으로 정리되어 있지는 않다. 하지만, 이참에 시간관리에 대하여 고민해볼 수 있었고, 그것 자체로 의미는 충분히 있다. 본 도서를 읽고, 인생목표를 분명히 정의하고, 그것을 달성하기 위하여 10년, 1년, 1개월, 1주, 1일의 세분화된 목표 및 계획을 분명하게 정립해놓아야 시간에 치이는 노예와 같은 상황에서 벗어날 수 있을 것이라는 신념이 생겼다. 이제 인생의 목표부터 분명하고 구체적인 언어로 정립해야 할 때이다.